Cara Menghapus Tabel dengan Table Tools

Membuat banyak surat dengan isi yang sama untuk orang yang berbeda tentu repot kalau harus diketik satu-satu. Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk menggandakan surat dengan nama penerima yang berbeda. Menu ini dinamakan Mail Merge, yaitu menggabungkan dokumen inti dengan nama-nama penerima dokumen tersebut. Biasanya digunakan untuk membuat surat undangan, yang tentu saja ditujukan bagi banyak orang, namun isi suratnya tetap sama. Bagaimana cara membuat mail merge di Word?

Sebelum menggunakan fitur mail merge, ada baiknya kita ketahui definisi dan fungsinya lebih dahulu. Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat keterangan karyawan, dan sebagainya.

Istilah “Mail Merge” bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi “Surat Massal”, sebab fitur ini awalnya digunakan untuk membuat surat dengan jumlah penerima yang banyak. Namun sekarang, fitur surat massal ini tak hanya digunakan untuk membuat surat, namun juga undangan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.

Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang dibutuhkan yaitu:

1. Main Document: template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak berubah. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat. 

2. File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb.

Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kamu sudah memiliki file data sumber terlebih dahulu dalam format spreadsheet Excel.

Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari sumber (spreadsheet), kemudian menggunakannya untuk menggantikan placeholder pada seluruh dokumen dengan informasi yang relevan sesuai dengan perintah.

Fungsi Mail Merge

Mail merge ternyata bisa dimanfaatkan untuk membuat berbagai jenis dokumen dalam format elektronik ataupun cetak. Berikut ini beberapa contoh jenis dokumen yang bisa kamu buat:

• Surat
• Katalog
• Inventori
• Invoice
• Undangan
• E-mail campaign/penawaran
• Sertifikat, dan sebagainya

Cara Membuat Mail Merge di Word

Jika kamu ingin mengetahui cara membuat mail merge di Word, berikut adalah langkah-langkah yang perlu kamu lakukan:

1. Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.
2. Membuat data source dalam format Excel, atau format lain yang didukung.
3. Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.
4. Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.
5. Menyimpan file.

Semoga bermanfaat